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【誰でも簡単】確認不足によるミスを防ぐ3つの対策【知らないと損】

確認不足によるミスを防ぐ対策のアイキャッチ画像

『自分の確認不足でミスが発生してしまい、周りに迷惑を掛けてしまった…』

『仕事で確認不足によるミスが多発している…何とか対策したいが、どうすべきか分からない』

とお悩みの方へ。

自分では確認したつもりなんですけど、漏れがあったり、確認し忘れていたりすることって、仕事でも日々の生活でも結構ありますよね。

本記事では「確認不足によるミスが起こる原因と対策」についてまとめています。

確認不足によるミスが起こる原因:確認する仕組み作りが出来ていない

確認不足によるミスが起こる原因として、「そもそも自分で確認していない」パターンと、「自分で確認しているが、確認が足りていない」の2パターンが考えられます。

原因①:そもそも自分で確認していない

そもそも自分で確認していないのは確認不足以前の問題なので、しっかりと自分で確認(=セルフチェック)するようにしましょう。

自分で確認するより、仕事が出来る他の人が確認した方が速い

と考える方もいるかもしれませんが、それは後で確認する人の工数をでたらめに増やすだけなので、今すぐやめましょう。

確認不足によるミスを防ぐためには、セルフチェックは欠かせません。

原因②:自分で確認しているが、確認が足りていない

自分で確認しているが、確認が足りていないためにミスが起こるパターンもあります。

この場合は、確認の仕方や仕組みを見直す事で改善する事が可能です。

詳しくは、以下の確認不足によるミスを防ぐ4つの対策にて解説しています。

確認不足によるミスを防ぐ3つの対策

確認不足によるミスを防ぐために、今すぐ出来る3つの対策をご紹介します。

対策①:確認時のチェックリストを作る
対策②:自分で2回、確認する
対策③:日を改めて、確認する

全てに通じるのは、いかに「確認という業務を効率化するか?」という観点で考えるのが重要です。

確認もれっきとした1つの業務。

ここで紹介する方法を取り入れて、ぜひ日々の業務改善に繋げてみて下さい。

対策①:確認時のチェックリストを作る

1番大切なのが「確認時のチェックリスト」を作ることです。

どのような観点で確認すれば良いのか、事前にこのチェックリストに目を通すことで、各段に確認業務の効率が上がります。

また、確認で注目すべき観点が明確になるので、何となく確認したけど実は確認が漏れていた…という事態を防ぎやすくなります。

作り方は簡単。

いつも自分が書類やレポートを確認する時に、意識している事を箇条書きでまとめるだけ。

例えば、「結論から述べているか」「主語と述語は明確になっているか」等といった自分自身で意識している項目を書き出しましょう。

それをエクセルやグーグルスプレッドシートに箇条書きでまとめ、印刷して机に持っておくことをおすすめします。

かつを

チェックシートの観点で書類やレポートを読み込む事で、確実に確認の精度とスピードが上がるようになります!

対策②:自分で2回、確認する

書類やレポートを確認する時、1回だけ確認して確認した気になっていませんか?

正直言って、1回だけの確認だと確実に漏れがあります。

確認漏れを防ぐためにも、必ず複数回確認するようにしましょう。

ただ、確認する回数を闇雲に増やすのは非効率なので、僕自身の経験上、2回確認する事をおすすめしています。

2回の確認にもコツがありまして、1回目の確認は流し見でざっと確認します。

ぱっと見て分かりにくい所はないか、誤字脱字はないか、図で分かりやすく説明出来そうな所はないか、という観点で見ます。

1回目の確認の後に、修正した文章を2回目でじっくり読み込んでいきます。

2回目の確認では、主語・述語は適切に文章に組み込まれているか、文章同士のつながりは自然か、という観点で、じっくり確認していきましょう。

資料にデータが含まれている場合は、ここでデータも併せてしっかり確認します。

かつを

メリハリをつけて2回確認する事で、1回だけの確認より確認漏れをぐっと減らす事が出来ますよ!

対策③:日を改めて、確認する

確認する時は、書類やレポートを作成した直後よりも、日を改めて確認する方がより良いです。

なぜなら、自分自身が正しいと思った文章や内容で仕上げた書類なので、文章や内容を正しいと思い込んでしまいがち。

そのため、書類を作成したら確認するのは日を改めて、次の日の新鮮な頭で確認する事をおすすめします。

日をまたぐ事で、ある意味で別人の観点で確認する事が出来るようになるので、確認漏れを防ぎやすくなりますよ。

かつを

僕自身も、ブログの文章を見返す時は、日を改めて見返すようにしています!

結論:確認不足によるミスを防ぐには、確認する仕組みをしっかり作り出そう

確認不足によるミスを防ぐためには、確認する仕組みをしっかり作り出す事が大切です。

確認も立派な仕事・業務の1つ。

業務である以上、効率化や仕組みを整えるのは当然のことですよね。

本記事が、確認不足によるミスで悩んでいる方の参考になれば幸いです。

対策自体は、日々のちょっとした心掛けを変えるだけで効果が表れるものなので、ぜひ明日から取り組んでみて下さいね。

以上、【誰でも簡単】確認不足によるミスを防ぐ3つの対策【知らないと損】という記事でした。

仕事のストレスに悩んでいる人向けに、ストレスを軽減する方法について下記記事でまとめているので、参考にしてみて下さい。

>>仕事のストレスが限界に達した人へ|ストレスを軽減する方法をまとめました

仕事のストレスが限界であることをイメージしたアイキャッチ画像 仕事のストレスが限界に達した人へ|ストレスを軽減する方法をまとめました

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